Case study: branża security

Zwiększenie efektywności w obszarze analizy danych z HR Qlik Sense w Securitas Polska

Securitas

Securitas AB to światowy lider w zakresie wiedzy dotyczącej bezpieczeństwa. Głównym obszarem działalności są zintegrowane systemy bezpieczeństwa, wyspecjalizowana ochrona fizyczna, monitoring oraz usługi doradcze.

 

Specyfikacja projektu

Przedmiot: Stworzenie aplikacji HR Qlik Sense
Czas realizacji projektu: 27 dni
Kraj projektu: Polska

Firma Securitas Polska

Przychody300 mln PLN
6 tys. osób
1996

 

Środowisko projektu

Produkty Qlik: Qlik Sense, SAP Connector

 

Wyzwanie

Celem projektu było zbudowanie systemu analizy danych HR, wspierającego kadrę zarządzającą oraz managerów firmy, w podejmowaniu kluczowych decyzji, związanych z zarządzaniem ludźmi. Aplikacja HR Qlik Sense miała być źródłem wiedzy w zakresie obszaru HR, dotyczącej m.in.: wynagrodzeń, podwyżek, uprawnień pracowników, urlopów, wskaźników retencji i rotacji, stażu pracy czy też strukturze zatrudnienia w Securitas w Polsce.

HR Qlik Sense demo, dane przykładowe: Analiza składników wynagrodzeń (źródło: opracowanie własne)

HR Qlik Sense miał być również zintegrowany z modułem kadrowo-płacowym SAP oraz publicznymi danymi z GUS, dotyczącymi średniego wynagrodzenia czy stopy bezrobocia (w podziale na poszczególne województwa i powiaty). Takie rozwiązanie musiało pozwalać na szybką i łatwo-przyswajalną analizę wszystkich wymaganych miar na najbardziej szczegółowym poziomie oraz ich porównanie z oficjalnymi danymi statystyki publicznej.

wynagrodzenia_Qlik

HR Qlik Sense, dane przykładowe: Stopa bezrobocia a wynagrodzenie w województwach i powiatach (źródło: opracowanie własne)

Hogart partnerem wdrożenia

Securitas w Polsce od wielu lat wykorzystuje do analiz biznesowych technologię QlikView wdrożoną przy współudziale Hogart Business Intelligence. Jednak do stworzenia nowych aplikacji HR wybrano, dającą większe możliwości, nowszą technologię Qlik Sense. I tym razem projekt powierzono firmie Hogart, jako sprawdzonemu, wieloletniemu partnerowi wdrożeniowemu. Hogart był gwarantem wysokiej jakość prac, dostępu do zespołu doświadczonych w technologiach Qlik specjalistów, a także stosowania najlepszych praktyk projektowych, w tym zwinnej metodyki wdrożeniowej, zwiększającej efektywność kosztową projektu.
Zakres prac Hogart Business Intelligence obejmował:

  • Dostarczenie licencji oraz instalację platformy Qlik Sense w środowisku hybrydowym z QlikView (tzw. Dual Use)
  • Analizę wymagań Securitas i opracowanie założeń projektu
  • Zaprojektowanie modelu danych aplikacji oraz integracji danych: HR z systemu SAP, finansowych i danych z GUS
  • Projekt oraz wykonanie dashboardów i szczegółowych raportów aplikacji HR Qlik Sense.
  • Zaprojektowanie i wdrożenie systemu uprawnień użytkowników do poszczególnych danych, analiz i raportów ze względu na ochronę danych osobowych
  • Szkolenia użytkowników w zakresie pracy z aplikacją HR Qlik Sense.

Hogart Business Intelligence jest od lat naszym sprawdzonym partnerem wdrożeniowym. Ich doświadczenie w projektach QlikView i Qlik Sense daje pewność, że jako klient osiągniemy maksimum z tego co można wykonać w narzędziach Qlik w założonym czasie i budżecie. Jesteśmy bardzo zadowoleni z rezultatów projektu i efektów działania aplikacji HR Qlik Sense.

– Tomasz Brandys, Menedżer Działu Kontrolingu.

 

Osiągnięte efekty oczami użytkowników

Wdrożenie nowoczesnej platformy analitycznej Qlik Sense i stworzenie aplikacji HR radykalnie zmieniło sposób przetwarzania danych oraz dostęp do informacji zarządczej w spółkach Grupy Secutias w Polsce. Wcześniej proces przetwarzania danych był długotrwały, wymagał dużo ręcznej pracy i przez to generował ryzyko błędu. Sporym utrudnieniem była również dystrybucja raportów do odbiorców, wszystko odbywało się za pośrednictwem maila. Obecnie wszystkie dane są spójne i dostępne w jednej, czytelnej aplikacji Qlik. Dzięki temu trzy piony organizacji – Kontrolling, HR i Operacje – mogą podejmować na bieżąco kluczowe decyzje na podstawie tych samych aktualnych danych.

HR Qlik Sense uwolnił ogromne zasoby czasu. Nadwyżki przeznaczamy na inne zadania bez konieczności zwiększania zatrudnienia, obecnie spożytkowaliśmy je do realizacji zadań związanych z obsługą programu PPK. Wdrożenie aplikacji Qlik Sense HR umożliwiło również skrócenie czasu reakcji na zdarzenia biznesowe. Aktualne wszystkie wskaźniki podlegające szybkim zmianom w obszarze HR nie są już raportowane w cyklu miesięcznym jak dotychczas, lecz monitorowane na bieżąco co pozwala mocniej stymulować zmiany w pożądanym kierunku.

Kadra zarządzająca wyższego szczebla korzysta z pulpitów menedżerskich z dostępem do kluczowych informacji takich jak: plany biznesowe, prognozy, wskaźniki dotyczących kluczowych klientów, podczas gdy kadra menedżerska niższego szczebla ma zdefiniowany inny zakres dostępności i raportów. System jest bardzo prosty w obsłudze, intuicyjny interfejs jest przyjazny użytkownikowi, łatwo wybrać interesujący okres lub obszar merytoryczny. W mojej ocenie jest to jeden z prostszych programów z jakim mamy do czynienia, pozwalający na analizę danych naprawdę w mgnieniu oka. Spodziewaliśmy się długiego procesu wdrożeniowego, okazało się jednak, że wystarczyło krótkie szkolenie, żeby użytkownicy mogli aktynie korzystać z systemu

– Lukrecja Tarasewicz-Gałka, Zastępca Dyrektora ds. Zasobów Ludzkich.

Dzięki integracji z danymi z GUS możliwa jest analiza wszelkich odchyleń wynagrodzeń w spółkach Securitas w Polsce w celu optymalizacji kosztów płacowych. Porównania z danymi referencyjnymi GUS wykorzystywane są także podczas ofertowania czy negocjacji stawek godzinowych.

Szukamy i identyfikujemy informacje, które są nieoczekiwane albo nie pasują do ogólnych założeń. Zwracamy uwagę na odchylenia od standardów, wszystko co wykracza poza normę podlega naszej analizie. Jeżeli zidentyfikujemy, że wynagrodzenie pracownika wykracza poza średnią w regionie lub kraju, sprawdzamy z czego to wynika. Robimy także analizy dotyczące niskowartościowych premii uznaniowych, które nie wynikają z mierzalnych wyników pracy, a ich przyznanie leży w gestii menedżera. Przy pomocy systemu Qlik Sense sprawdzamy też czy ta opcja nie jest wykorzystywana zbyt często

– mówi Tomasz Brandys, Menedżer Działu Kontrolingu.

Dla Securitas jednym z kluczowych wyzwań w obszarze HR jest kwestia rekrutacji i późniejszej retencji
pracowników. Aplikacja HR Qlik Sense jest odczuwalnym wsparciem w procesie ograniczania rotacji i targetowania odpowiednich osób na rynku pracy.

Jeśli na podstawie danych uzyskujemy informacje świadczące o wysokiej rotacji określonej grupy pracowników (na poziomie segmentu rynku lub regionu geograficznego), wtedy tak kierujemy rekrutacją, aby pozyskać pracowników o najniższym ryzyku rotacji. Takie informacje uzyskujemy na podstawie przekrojowej analizy danych historycznych. W aplikacji Qlik Sense mamy dostęp do wszystkich zdarzeń kadrowych jakie wystąpiły w SAP w ciągu ostatnich 4 lat, zakres możliwych analiz i korelacji jest więc ogromny. Ograniczenie rotacji przekłada się bezpośrednio na redukcję kosztów związanych ze szkoleniami wstępnymi oraz wyposażeniem nowo zatrudnionych pracowników. Pośrednio ma to również wpływ na poziom satysfakcji naszych klientów

– podkreśla Tomasz Brandys.

HR Qlik Sense demo, dane przykładowe: Analizy rotacji: przyjęcia, odejścia, przyczyny odejść (źródło: opracowanie własne)

Wśród pozostałych korzyści związanych z wdrożeniem aplikacji Qlik Sene HR warto wymienić:

  • Łatwy i szybki dostęp do aktualnych informacji na dowolnym poziomie szczegółowości
  • Możliwość przekrojowego spojrzenia na dane HR w porównaniu z danymi referencyjnymi GUS.
  • Uwolnienie dużych zasobów czasu poprzez zautomatyzowanie tworzenia i dystrybucji analiz.
  • Rozwój świadomości dotyczącej kluczowych parametrów w obszarze HR – istotnych z punktu widzenia całej organizacji i działu HR.
  • Możliwość porównania, przez osoby decyzyjne, kluczowych KPI bez dostępu do wrażliwych danych szczegółowych (np. KPI finansowe: przychody, marżowość, rozwój portfela i KPI HR-owe: rotacja, retencja, wykorzystanie rezerw urlopowych).
  • Automatyzacja procesów analizy danych dająca poprawę efektywności pracy i ograniczająca błędy ludzkie.
  • Możliwość śledzenia aktualnych trendów w obszarze HR.
  • Czytelna wizualizacja i prezentacja danych, dostosowana do poszczególnych grup użytkowników.

 

Podsumowanie

Aplikacja HR Qlik Sense powstała w 27 dni i jest efektem współpracy dwóch konsultantów Hogart Business Intelligence z menedżerami działów Kontrolingu oraz HR. Aplikacja powstała w metodyce zwinnej (Agile), dzięki czemu możliwa była bieżąca modyfikacja projektu w porozumieniu z zespołem. Aktualnie Securitas Polska współpracuje z Hogart w zakresie realizacji nowego projektu analitycznego – aplikacji finansowej, zintegrowanej z danymi z systemu HR.

 

 

Jesteś zainteresowany współpracą? W ramach 3-dniowego projektu możesz sprawdzić nasze kompetencje i zdecydować o dalszej współpracy.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

 

Top