Case study: Branża jubilerska
AdminToolbox – usprawnia zarządzanie danymi w firmie YES.pl
Klient:
YES.pl
Obroty:
...
Kraje:
...
Jeśli jesteś profesjonalistą, który szuka sposobu na usprawnienie administrowaniem Qlik Sense, powinieneś rozważyć decentralizację zarządzania dostępem do danych. Firma YES.pl z sukcesem wdrożyła Admin Toolbox – unikalne narzędzie, które daje możliwość łatwego przeniesienia niektórych uprawnień administratora na wybranych pracowników.
Kim jest nasz klient?
Firma YES od 40 lat dostarcza wyroby jubilerskie na polski rynek. Z małej manufaktury przekształciła się w rozbudowaną organizację, która zajmuje się nie tylko produkcją, dystrybucją biżuterii, ale również handlem detalicznym w placówkach stacjonarnych i online.
Przedsiębiorstwo od dawna korzysta z oprogramowania Qlik, a od niedawna również z narzędzia Admin Toolbox.
Wyzwanie
W firmie YES platforma Business Intelligence – Qlik Sense, wykorzystywana jest od wielu lat. W tym czasie powstało wiele aplikacji, z których każda posiada średnio kilkadziesiąt arkuszy, a te z kolei trzeba precyzyjnie udostępnić ponad 100 pracownikom. Co więcej, część użytkowników ma dostęp do całości aplikacji, inni zaś tylko do wybranych arkuszy. Administracja takim systemem i utrzymanie spójności reguł w dłuższym czasie, jest nie lada wyzwaniem. Zwłaszcza, gdy dysponujemy wyłącznie wbudowaną w Qlik Sense konsolą, czyli Qlik Management Console (QMC).
Trudność udostępniania fragmentów analiz może powodować potrzebę tworzenia nadmiarowych aplikacji, co przyczynia się do zmniejszenia efektywności. Skoro nie można dać dostępu do wybranego fragmentu aplikacji, to trzeba robić kopie aplikacji, modyfikować i dopiero udostępniać.
Potrzeba zarządzania dostępem do analiz na bardziej szczegółowym poziomie uzasadniona była wieloma względami:
- nadmiarowa praca administratora przy udzielaniu uprawnień,
- dodatkowa i trudniejsza praca projektantów aplikacji (kopie aplikacji; konieczna większa dbałość o zawartość aplikacji z uwagi na ograniczenia zarządzaniem dostępem)
- wydłużenie czasu potrzebnego na udostępnianie aplikacji użytkownikom,
- wyeliminowanie różnego rodzaju “samoograniczeń” organizacji w obszarze Qlik Sense:
- “można by udostępnić analizy większej grupie użytkowników, ale tego nie robimy bo będzie trudno tym zarządzić”.
- “można by zrobić nową aplikację/dodać analizy do istniejącej ale tego nie robimy bo będzie trudno tym zarządzić”.
- “można by dodać nowe dane do istniejących analiz ale tego nie robimy bo …”.
Wdrożenie
Wdrożenie AdminToolbox poprzedziła operacja pobrania całej konfiguracji dostępowej środowiska Qlik. Następnie konsultanci firmy Hogart przetworzyli ją do postaci analitycznej w aplikacji. Dzięki temu dostępny był pełny wgląd w bieżący stan ustawień i na tej podstawie zaplanowana została konfiguracja docelowa. Dało to możliwość weryfikacji ról poszczególnych użytkowników i ocenę złożoności schematów uprawnień w całym przedsiębiorstwie. Na tej podstawie zostały określone zasady przypisywania odpowiednich uprawnień do poszczególnych obiektów w AdminToolbox. Administrator firmy YES stworzył – na podstawie logów systemowych - macierz z listą użytkowników i wykorzystywanych przez nich obiektów znajdujących się w aplikacjach, co pozwoliło przygotować definicje umożliwiające przypisanie zasobów do określonych grup.
Od strony administracyjnej z AdminToolBox korzysta główny administrator firmy YES, oraz osoby które pełnią role „pełnomocników”. System jest na tyle dobrze skonfigurowany że nawet użytkownik biznesowy bez problemu korzysta z narzędzia, mając możliwość np. przeładowania wybranych aplikacji.
W proces wdrożenia po stronie firmy YES.pl zaangażowany był jedynie administrator, zaś od strony operacyjnej dodatkowych wyjaśnień odnośnie funkcjonalności - udzielali menedżerowie działów, co pozwoliło np. na eliminowanie duplikowania ról użytkowników.
Co niezwykle istotne - współpraca z firmą Hogart była bardzo sprawna i efektywna - szybko były usuwane potencjalne problemy już na etapie wdrożenia. W efekcie aplikacja stała się bardziej przejrzysta, zwiększyła się również szybkość wyszukiwania informacji.
Korzyści
W ocenie Adama Landowskiego, administratora Qlik Sense w firmie YES.pl - AdminToolbox wyeliminował istniejące problemy, umożliwiając zdefiniowanie grup i ich dostęp do aplikacji, ale również do jej elementów. Pomaga to w stworzeniu odpowiedniego dashboardu, czy aplikacji, ale również określenia dostępu do wybranych danych. Tym samym nie ma potrzeby duplikowania dashboardów, a na podstawie przypisania do odpowiedniej grupy - użytkownik może spojrzeć na dashboard, który zawiera dane, do których jest uprawniony.
W efekcie zmniejszyła się liczba aplikacji, zaś dodawanie nowych użytkowników stało się bardzo proste - nowy pracownik widzi to co jest do niego przypisane i z czego korzysta.
AdminToolbox dodatkowo usprawnia zarządzanie dostępem do danych, pozwalając w prosty sposób przenieść część uprawnień administratora na wybranych pracowników. Dzięki temu np. dyrektor departamentu, lub wybrany menedżer dysponuje częścią uprawnień administratora.
W praktyce oznacza to, że mogą oni przydzielać ograniczony, lub okresowy dostęp np. nowym pracownikom czy stażystom. Niektóre dane są dla nich niewidoczne, z kolei dyrektor działu widzi np. ich efektywność pracy.
Dodatkowo osoba uprawniona oprócz przydzielania dostępu, może w dowolnej chwili samodzielnie przeładować aplikację, nie czekając na planowe odświeżenie danych.
- możliwość bardziej precyzyjnego udostępniania analiz/ fragmentów analiz
- uporządkowanie i zwiększenie czytelności i przejrzystości całego systemu/modelu zarządzania dostępami w Qlik,
- poprawę komfortu pracy administratora,
- usunięcie ograniczeń (od strony administracji systemem) w uporządkowaniu i przebudowie starszych aplikacji analitycznych
- Transparentność w podejmowaniu decyzji.
Wdrożenie przyniosło wymierne korzyści:
Korzyści
„Wcześniej mieliśmy dużo oddzielnych aplikacji dla działów sprzedaży, marketingu itd., co mogło powodować brak spójności danych i opóźnienia w dostępie do aktualnych raportów. Obecnie jest jedna aplikacja z różnymi poziomami dostępu w powiązaniu ze stanowiskami i przydzielonymi kompetencjami. Dzięki temu wzrosła efektywność pracy i zostało wyeliminowane ryzyko powstania błędów.”
Adam Landowski,
projektant ds. Business Intelligence z firmy YES
Nasze Case Study
Świadome zarządzanie w oparciu o dane. Jak Qlik wspiera procesy decyzyjne managerów firmy farmaceutycznej Apotex?
Czytaj więcej
Zainteresowany?
Skontaktuj się z nami!