Jak CERI International uporządkowało ogrom danych i odzyskało kontrolę nad raportowaniem.

W sektorze finansowym dane to nie tylko zasób – to zobowiązanie. Każda niespójność w raportowaniu, każde opóźnienie w dostępie do informacji, każda rozbieżność między wersjami pliku to potencjalny problem: audytowy, regulacyjny, operacyjny. Regulatorzy nie przyjmują tłumaczenia, że „ktoś pracował na starej wersji arkusza”.

A jednak właśnie tak wygląda codzienność wielu organizacji finansowych. Im większa firma, im więcej działów, im bardziej rozproszone zespoły –, tym trudniej utrzymać jedno źródło prawdy. Excel, narzędzie stworzone do obliczeń, staje się de facto systemem raportowania, bazą danych i narzędziem workflow w jednym. Z przewidywalnymi skutkami.

CERI International: skala, która wymusza porządek.

CERI International to łódzkie centrum usług biznesowych należące do grupy Commerzbank. Ponad tysiąc pracowników obsługuje procesy back-office dla banków i instytucji finansowych: digitalizację dokumentów, zarządzanie danymi, wsparcie transakcji handlu zagranicznego. Firma działa w reżimie certyfikatów ISO 27001, ISO 9001 i ISO 22301 – w tym środowisku compliance to warunek istnienia, nie przewaga konkurencyjna.

Przy takiej skali i takich wymaganiach rozproszone źródła danych szybko stają się bombą zegarową.

Anatomia problemu

Sytuacja, z którą mierzyło się CERI przed wdrożeniem, nie była wyjątkowa – to scenariusz, który rozpozna większość dyrektorów finansowych w dużych organizacjach. Zaczyna się niewinnie: jeden zespół tworzy arkusz do własnych potrzeb, drugi robi kopię i modyfikuje, trzeci dostaje wersję mailem i pracuje na niej równolegle. Po kilku latach firma ma dziesiątki „źródeł prawdy”, z których żadne nie jest w pełni wiarygodne.

Aleksandra Wąsik, Dyrektor Finansowy CERI, diagnozuje sytuację sprzed wdrożenia bez upiększeń:

Efekt? Zespół finansowy spędzał czas na ciągłym porządkowaniu zamiast na analizie. Decyzje opierały się na danych, które w momencie podjęcia mogły być już nieaktualne.

Rozwiązanie: jeden system, jedno źródło prawdy

Firma Hogart Business Intelligece wdrożyła platformę analityczną Qlik w modelu on-premise – wybór podyktowany wymogami bezpieczeństwa i poufności danych, które w środowisku bankowym nie podlegają negocjacjom. System objął precyzyjną kontrolę dostępu: każdy pracownik widzi dokładnie to, do czego ma uprawnienia, na odpowiednim poziomie szczegółowości.

Kluczowe było podejście partnera wdrożeniowego. Jak mówi Aleksandra Wąsik: „Konsultant z Hogart Business Intelligence dysponował właściwą wiedzą, nie było <nie da się> – szukał rozwiązania konkretnej potrzeby.”

Skala i dynamika wdrożenia:

Projekt wystartował z rozmachem, obejmując docelowo wszystkie działy w firmie. Obecnie z systemu korzysta około 40 kluczowych użytkowników – głównie kierownicy zespołów oraz managerowie, dla których szybki wgląd w dane jest podstawą codziennego zarządzania. Pierwszy etap współpracy z Hogart Business Intelligence, skupiony na budowaniu fundamentów i kluczowych raportów, trwał około 6 miesięcy. Jednak na tym proces się nie skończył. CERI International postawiło na model ewolucyjny – po starcie system jest rozwijany własnymi zasobami. To proces ciągłego doskonalenia i dostosowywania analityki do zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Integracja u źródła:

Aby wyeliminować ręczne przepisywanie danych, Qlik został zintegrowany bezpośrednio z kluczowymi systemami firmy:

Efekty: od rozproszonej informacji do kontroli

Zmiana nie nastąpiła z dnia na dzień, ale jej skutki były odczuwalne niemal natychmiast po uruchomieniu systemu. Dla zespołu finansowego CERI najbardziej namacalną różnicą okazała się prędkość – to, co wcześniej wymagało tygodni konsolidacji, teraz dzieje się w czasie rzeczywistym. Jednak szybkość to tylko powierzchnia. Pod spodem jest coś ważniejszego: zaufanie do danych.

Twarde metryki sukcesu:

Wdrożenie przyniosło konkretne oszczędności, które można przeliczyć na etaty:

Szeroki zakres analityczny:
Wspólnie z Hogart wypracowano kluczowe raporty efektywności oraz raportowanie zasobów FTE. Rozwijając system samodzielnie, CERI dołożyło kolejne warstwy analityczne:

Perspektywa Departamentu Finansów

„Dziś pracujemy szybciej, sprawniej i unikamy błędów. Wdrożenie pozwoliło nam uporządkować wewnętrzne procesy, zidentyfikować i wyeliminować wąskie gardła. W ostatecznym rozrachunku to była inwestycja, która się zwróciła”. – Aleksandra Wąsik, Dyrektor Finansowy, CERI International

Wnioski

Przypadek CERI International pokazuje schemat, który powtarza się w wielu organizacjach sektora finansowego: problem rzadko wynika z braku danych – wynika z ich rozproszenia. Firmy toną w arkuszach, które miały być tymczasowym rozwiązaniem, a stały się trwałą infrastrukturą.

Wdrożenie platformy analitycznej nie polega na wymianie jednego narzędzia na inne. To decyzja o tym, czy organizacja chce dalej zarządzać wersjami plików, czy zacząć zarządzać informacją. CERI wybrało to drugie – a Hogart pomógł tę decyzję przełożyć na działający system, dopasowany do realiów środowiska bankowego i wymogów bezpieczeństwa.

Dziś CERI ma jeden system zamiast dziesiątek arkuszy, dane w czasie rzeczywistym zamiast z miesięcznym opóźnieniem i zespół finansowy, który analizuje, zamiast konsolidować. Czy to komuś w ogóle pomaga? Liczby mówią same za siebie: 1,5 odzyskanego etatu i święty spokój przy raportowaniu to argumenty, z którymi trudno dyskutować.