Droga to efektywności prowadzi przez analitykę

Rozwiązania dla Shared Services Center

Od lat w Polsce i na świecie powstaje coraz więcej centrów usług współdzielonych (ang. Shared Service Center – SSC) których zadaniem jest zbieranie pod jednym dachem operacji firmy z jej wielu, rozrzuconych często po całym świecie oddziałów. Głównym celem budowy SSC jest redukcja kosztów – dzięki efektowi skali. W dzisiejszych czasach jednak równie ważnym celem tworzenia i dalszego rozwoju SSC jest poprawa efektywności i jakości. Centra Usług Współdzielonych stają się Centrami Kompetencji, które zaczynają usprawniać operacje i dostarczać wiedzy i kompetencji w każdej z dziedzin operacji.

Usprawniać można jednak tylko to, co się mierzy, jak mówi dobrze już utarte powiedzenie. Regularne śledzenie statystyk o KPI służy rozliczeniom kontraktów, pomiarowi zgodności z SLA (Service Level Agreement), badaniu skuteczności wdrożonych procedur czy rozwiązań informatycznych. Stały pomiar stanowi również podstawę przy wdrażaniu programów typu Continuous Improvement lub LEAN Management.

Co zaskakujące, monitorowanie KPI okazuje się świetnym pomysłem nie tylko w centrach usług współdzielonych ale w każdej organizacji, w której skala działalności operacyjnej jest znaczna (np. dziesiątki tysięcy faktur księgowanych rocznie), ale działalność taka nie została wydzielona z firmy.

Przykładowe obszary analizy w finansowym centrum usług współdzielonych (księgowość należności i zobowiązań, operacje bankowe itp.):

Badanie wolumenu pracy, niezbędne przy renegocjacji kontraktów, szacowaniu zatrudnienia (wolumen faktur skanowanych, księgowanych, wolumen rozliczeń z płatnościami faktur wystawionych, wolumen rozliczeń podróży służbowych, operacje wewnątrzgrupowe).
Badanie jakości (księgowanie faktur na czas, blokady płatności, płatności faktur na czas, terminowość księgowania rozliczeń podróży, satysfakcja klienta wewnętrznego, uzgodnienia wewnątrzgrupowe).
Badanie wydajności (liczba księgowań na FTE (etat), procent faktur elektronicznych, procent faktur księgowanych automatycznie, procent faktur księgowanych do zamówienia).
Badanie bezpieczeństwa (podwójne księgowania faktur, księgowania na kliencie jednorazowym, księgowania faktur bez zamówienia).

Do tak przekrojowej analizy niezbędne jest połączenie informacji z wielu systemów. Podstawowym źródłem są systemy ERP i systemy obiegu dokumentów. Uzupełniające to wszelkie bazy danych (dane HR, rejestr czasu pracy, systemy skanujące i OCR, systemy archiwizacji), Qlik Sense pozwala łączyć dane ze wszystkich źródeł, zachowując wszystkie wymagane wymiary i nawet największą szczegółowość danych. Pozwala tworzyć zarówno pulpity z informacją ogólną na temat każdego obszaru działalność jak i interaktywne raporty z możliwością drążenia do najgłębszych szczegółów. Dzięki czemu możliwe jest zawężenie analizy aż do uzyskania precyzyjnej odpowiedzi na postawione przy ogólnym widoku pytanie. Dzięki funkcjonalności self-service, razem z Qlik Sense oddajemy użytkownikom również możliwość tworzenia własnych wizualizacji, zestawień czy raportów.

Qlik Sense sprawdzi się również w czasie regularnych prezentacji wyników na spotkaniach managerskich. Funkcjonalność Narracji pozwala utworzyć arkusze prezentacji danych z komentarzami, z możliwością powrotu jednym kliknięciem do wykresu/ raportu źródłowego.